Besøg på institutioner

Byrådspolitikere har ret til at besøge de kommunale institutioner som led i varetagelsen af deres kommunale hverv.

Besøget skal kunne indpasses og gennemføres i institutionens daglige drift og arbejdsgang, og lederen af institutionen kan vælge at ledsage byrådsmedlemmet på besøget.

Hvis anmodningen om besøg på en institution alene drejer sig om varetagelsen af andet end byrådshvervet, f.eks. private eller partipolitiske interesser, kan der gives afslag på en anmodning om besøg.

På baggrund af en byrådsbeslutning den 18. juni 2018 er følgende retningslinjer vedtaget:

1. Byrådsmedlemmet henvender sig til direktøren for området for at aftale tidspunktet for et besøg.
2. Direktøren orienterer udvalget, når der er politiske besøg på institutionerne.
3. Eventuelle gæster og mediers deltagelse i besøgene aftales med direktøren.
4. Der er en periode på 4 uger forud for valg til byråd, folketing og EU, hvor politiske medlemmer og kandidater, herunder byrådsmedlemmer, ikke kan deltage i besøg på kommunale arbejdspladser som gæster.

Anmodninger om ministerbesøg eller om besøg fra et folketingsmedlem eller en folketingskandidat, som rettes til en forvaltning, en arbejdsplads eller et byrådsmedlem, skal videresendes til den relevante direktør, som tager stilling til anmodningen.

Anmodninger om besøg fra andre, f.eks. lokale foreninger, grupper af borgere og lignende, håndteres af den enkelte arbejdsplads, dog under hensyntagen til eventuelle generelle retningslinjer i den relevante forvaltning, afdeling eller lignende.

Som udgangspunkt vil Randers Kommune gerne have besøg på de kommunale arbejdspladser af ministre og folketingsmedlemmer og lokale folketingskandidater.

Formålet med at vise de kommunale arbejdspladser frem er, at nuværende og kommende folketingsmedlemmer får det bedst mulige kendskab til kommunale forhold og samtidig oplever Randers Kommune.

Ved stillingtagen til besøgene skal tages hensyn til følgende:

1. Besøget skal kunne indpasses i arbejdspladsernes daglige rytme og arbejdsdag.
2. Det er direktøren, der vurderer, om dette er muligt.
3. Der gælder en lighedsgrundsætning. Såfremt der gives accept til besøg fra en minister, et folketingsmedlem eller en -kandidat, skal fremtidige tilsvarende besøg også tillades.
4. Ved folketingsmedlemmets og -kandidaters besøg deltager en ledelsesrepræsentant i besøget. Ved ministerbesøg skal kommunaldirektøren orienteres med henblik på eventuel borgmester-/kommunaldirektørdeltagelse.
5. I forbindelse med valg gælder en karensperiode på 4 uger før valget, jf. kommunalbestyrelsens regler herfor, hvor de kommunale institutioner og organisationer ikke modtager besøg.

Under besøgene skal gæster og presse tage hensyn til brugerne/borgerne. Endvidere skal man være opmærksom på, at der gælder særlige regler ved fotografering, bl.a. om indhentning af samtykke fra brugere/borgere og ansatte, når man fotograferer under besøgene.

Randers Kommune laver ikke selv journalistiske indslag fra folketingsmedlemmer og kandidaters egne besøg, ligesom det ikke er Randers Kommune, som udsender meddelelser til pressen om et forestående besøg.

I forbindelse med officielle besøg hos Randers Kommune af en minister eller folketingsmedlemmer kan der udarbejdes en nyhed til kommunens egen hjemmeside, en pressemeddelelse eller et opslag på sociale medier. Dette er altid i dialog med den relevante direktør.

I karensperioden op til et valg udarbejdes der ikke en nyhed eller et opslag af Randers Kommune om et besøg af ministre eller folketingsmedlemmer.

Ovenstående retningslinjer er vedtaget på baggrund af byrådsbeslutning den 18. juni 2018.