Randers AI
Sådan behandler Randers AI dine personoplysninger.
Hvem er vi?
Randers Kommune
Digitalisering
Laksetorvet 1
8900 Randers C
CVR-nr.: 29189668
Telefon: 8915 1515
E-mail: digitalisering@randers.dk
Databeskyttelsesrådgiver
Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på følgende måde, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger eller andre spørgsmål vedrørende databeskyttelse.
Du kan også kontakte DPO'en på digital post via borger.dk eller digital post via virk.dk. Dette bør bruges når mail indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger.
Du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens opgaver på kommunens hjemmeside.
Hvad anvender vi dine oplysninger til?
Vi behandler dine personoplysninger for at stille en intern AI-portal til rådighed med generel chat og adgang til specialister, herunder for at understøtte opgaveløsning, kvalitetssikring og dokumentation.
Vi logger chats og brug af portalen, koblet til den enkelte bruger, for at sikre korrekt anvendelse, informationssikkerhed og overholdelse af databeskyttelsesreglerne. Der kan foretages stikprøvekontrol.
Nogle oplysninger anvendes i pseudonymiseret form til ledelsesinformation og statistik. Dette har ingen betydning for din ansættelse eller opgavevaretagelse.
Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, hvor dine personoplysninger indgår, vil vi som udgangspunkt skulle videregive oplysningerne, medmindre de er fortrolige.
Har vi lov til at behandle dine oplysninger?
Behandlingen sker i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, idet Randers Kommune behandler oplysninger som led i udførelsen af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse. Behandlingen sker inden for rammerne af den lovgivning, der gælder for kommunens opgavevaretagelse på de enkelte fagområder.
AI-portalen er ikke beregnet til behandling af følsomme personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold eller personnumre, og sådanne oplysninger må derfor ikke indtastes i løsningen.
Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, bruger-id, ansættelsesforhold samt indhold af chats. Der må ikke behandles følsomme personoplysninger, CPR-nr og oplysninger om strafbare forhold, men de kan forekomme hvis brugeren selv indtaster dem.
Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?
Oplysningerne indsamles direkte fra dig i forbindelse med din brug af AI-portalen samt fra kommunens brugeradministration.
Hvordan er vi kommet i besiddelse af dine personoplysninger
Ved din henvendelse til Randers Kommune.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Chats slettes som udgangspunkt efter 30 dage. Du kan selv vælge at gemme chats længere. Logoplysninger opbevares efter kommunens gældende slette- og arkiveringsregler.
Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Randers Kommunes behandling af dine oplysninger. Du kan til enhver tid benytte dig af rettighederne, hvilket sker ved at kontakte kommunen.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynet.dk.
Du har følgende rettigheder:
Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Randers Kommune behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer
Ret til begrænsning af behandlingen
Du har visse i tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Klagemuligheder
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Randers Kommune behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontakt oplysninger på datatilsynet.dk.