Whistleblowerordning

Læs om whistleblowerordningen i Randers Kommune, hvem der kan bruge ordningen, og hvordan whistleblowere beskyttes.

Hvem kan bruge whistleblowerordningen?

Indberetninger kan indgives af Randers Kommunes ansatte og Randers Kommunes samarbejdspartnere, herunder samarbejdspartneres ansatte.

Hvad kan du whistleblowe om?

Whistleblowerordningen omfatter indberetninger om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Strafbare forhold:

  • Misbrug af økonomiske midler
  • Tyveri
  • Svig
  • Underslæb
  • Bedrageri
  • Bestikkelse
  • Overtrædelser af tavshedspligten

Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivning:

  • Lovgivning om magtanvendelse
  • Forvaltningsloven og offentlighedsloven
  • Sundhed
  • Miljø
  • Forvaltningsretlige principper

Andre alvorlige forhold:

  • Grov chikane

Eksemplerne er ikke udtømmende.

Whistleblowerenheden foretager i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om forhold, som er omfattet af ordningen.

Du skal være opmærksom på, at du ikke kan anvende ordningen til at indberette oplysninger om øvrige forhold, f.eks. overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv. og oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, som ikke er omfattet af ordningen. Sådanne oplysninger skal som udgangspunkt håndteres via nærmeste leder, HR eller din tillidsrepræsentant.

Beskyttelse af dig som whistleblower

Er du en af de personer, der kan anvende Randers Kommunes whistleblowerordning, og indberetter du oplysninger, der er omfattet af ordningen, er du som udgangspunkt beskyttet som whistleblower.

Det er imidlertid et krav for, at du bliver beskyttet som whistleblower, at du er af den overbevisning, at oplysningerne, du indberetter, er korrekte. Du skal med andre ord være i "god tro" om rigtigheden af oplysningerne.

Du vil derfor ikke være beskyttet som whistleblower, hvis du f.eks. med vilje indberetter forkerte oplysninger til whistleblowerordningen. Du kan blive straffet med bøde, hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger, ligesom du også kan blive straffet efter anden lovgivning – f.eks. straffeloven – hvis du bevidst indberetter urigtige oplysninger.

Du vil som whistleblower ikke kunne ifalde ansvar for at tilegne dig de oplysninger, som du indberetter, medmindre den måde, du har tilegnet dig oplysningerne på, er strafbar. Det vil det eksempelvis være, hvis du har skaffet oplysningerne ved indbrud, tvang, trusler, hacking, ulovlig optagelse, aflytning af andre eller lignende. Du må derfor f.eks. ikke skaffe dig adgang til oplysninger ved at bryde ind i lokaler eller lignende, idet indbrud i sig selv er strafbart.

Du vil som whistleblower, der i god tro indberetter oplysninger til en whistleblowerordning, ikke kunne ifalde ansvar for at bryde en lovbestemt tavshedspligt i forbindelse med de oplysninger, som du indberetter, hvis du med rimelig grund troede, at indberetningen afslørede et forhold, som nævnt under "Hvad kan du whistleblowe om?".

Du er som whistleblower beskyttet mod repressalier – herunder trussel om repressalier eller forsøg på repressalier – hvis du foretager en indberetning til Randers Kommunes whistleblowerordning. Du må heller ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage en indberetning.

Med andre ord kan du som whistleblower ikke straffes, hvis du foretager en indberetning i god tro om oplysningernes rigtighed.

Hvis du alligevel udsættes for repressalier i forbindelse med en indberetning, har du krav på godtgørelse for følgerne af repressalierne, hvis du kan bevise, at du har foretaget en indberetning i overensstemmelse med loven. Det er herefter op til den, der har udsat dig for repressalier, at bevise, at indberetningen ikke havde noget med repressalierne at gøre.

Indberetning

Du kan kun foretage en indberetning om oplysninger, som du er kommet i besiddelse af som led i din ansættelse hos Randers Kommune eller som samarbejdspartner, herunder hvis du er ansat hos en samarbejdspartner.

Når du indsender din indberetning, er det Randers Kommunes whistleblowerenhed, som behandler din indberetning. Medlemmerne af whistleblowerenheden har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningen.

Du kan foretage din indberetning anonymt og undlade at angive kontaktoplysninger. (Vi skal imidlertid gøre dig opmærksom på, at der vil kunne forekomme helt særlige tilfælde, hvor f.eks. politiet vil forsøge at indhente oplysninger om en person, der har indgivet en indberetning anonymt, for at afværge forbrydelser, der kan indebære fare for statens sikkerhed eller menneskers liv eller helbred, jf. retsplejelovens bestemmelser).

Når du har indsendt din indberetning via whistleblowerportalen, får du en kvittering på skærmen.

Hvis du har valgt at indberette anonymt, men med mulighed for at kommunikere via en sikker postkasse på portalen, er der på kvitteringen angivet en nøglekode.

Med denne nøglekode kan du din tilgå din indberetning igen og kommunikere med whistleblowerenheden i Randers Kommune.

Whistleblowerenheden kan i tillæg til de oplysninger, du har indsendt, have brug for at stille dig yderligere spørgsmål for at kunne behandle din indberetning bedst muligt.

Hvis du ikke har oplyst din identitet eller afgivet kontaktoplysninger, vil whistleblowerenhedens kommunikation med dig om din indberetning foregå via whistleblowerportalen, f.eks. anmodning om yderligere oplysninger eller orientering om sagsbehandlingen. Du kan også selv tilføje yderligere information til din indberetning i portalen. Medarbejderne i whistleblowerenheden kan se, om du har læst beskeder sendt til dig i whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du jævnligt tilgår din indberetning i whistleblowerportalen med din nøglekode og følger sagens udvikling og svarer på eventuelle spørgsmål fra whistleblowerenheden.

Det er vigtigt, at du opbevarer nøglekoden sikkert, da den af sikkerhedsmæssige årsager ikke kan genskabes. Mister du koden, mister du også muligheden for at tilgå din indberetning efterfølgende. Løsningen kan i dette tilfælde være at fortage en ny indberetning.

Når sagsbehandlingen af din indberetning er afsluttet, vil din indberetning og eventuelle andre oplysninger om indberetningen blive slettet fra whistleblowerportalen. Oplysningerne vil stadig fremgå af Randers Kommunes elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem.

Randers Kommunes whistleblowerenhed foretager en indledende vurdering af din indberetning med henblik på at fastslå, om indberetningen er indgivet af en person, som opfylder betingelserne for at benytte Randers Kommunes whistleblowerordning.

Hvis det er tilfældet, foretager whistleblowerenheden en vurdering af, om oplysningerne i indberetningen omhandler sådanne alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, at de skal undersøges nærmere.

En sådan undersøgelse kan f.eks. munde ud i, at din indberetning videregives til den ansvarlige direktør, der så skal undersøge og følge op på de forhold, som du har indberettet. Dette vil ske i overensstemmelse med reglerne omkring beskyttelse af whistleblower. Derfor vil det kun ske efter forudgående dialog med whistlebloweren og i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at kommunikere med whistlebloweren, vil det kun ske i de tilfælde, hvor whistleblowerens identitet kan beskyttes.

Det er Randers Kommunes whistleblowerenhed, der har til opgave at tage imod og følge op på whistleblowerindberetninger, og de medarbejdere, som behandler indberetninger, er særligt autoriserede til at arbejde med indberetninger og er underlagt en særlig tavshedspligt med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Randers Kommunes whistleblowerenhed er uafhængig af forvaltningen og arbejder selvstændigt, hvilket indebærer, at arbejdet med whistleblowerindberetninger holdes adskilt fra Randers Kommunes øvrige sagsbehandling.

Du vil som udgangspunkt modtage en bekræftelse på din indberetning inden for 7 dage efter, at Randers Kommunes whistleblowerordning har modtaget din indberetning, medmindre whistleblowerenheden vurderer, at en bekræftelse f.eks. vil kunne bringe beskyttelsen af din identitet i fare.

Som udgangspunkt vil du senest 3 måneder efter, at du har modtaget bekræftelsen på din indberetning, modtage feedback på din indberetning. Feedback kan f.eks. bestå i oplysninger om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på din indberetning.

Denne frist kan forlænges i op til 6 måneder, hvis der på grund af sagens konkrete omstændigheder er behov for en længerevarende undersøgelse. Du vil i så fald blive orienteret herom inden for 3 måneder, fra whistleblowerordningen har modtaget din indberetning.