Bilag 4. Afstemning af statuskonti mv.
Retningslinjer for afstemning
De enkelte forvaltninger skal iværksætte afstemningsprocedurer, der sikrer, at der løbende foretages afstemninger, kontroller og fejlrettelser af de regnskabsmæssige registreringer på samtlige statuskonti. Endvidere skal der foretages kontrol med udligning af mellemregningskonti samt konti med beløb til senere fordeling.
Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender samt føres kontrol med, at de finansielle aktiver og passiver har en rimelig størrelse.
Afstemningsprocedure
Alle statusafstemninger skal foretages og udsøges i afstemningsmodulet i økonomisystemet KMD Opus. De konti, som ikke er egnede til at afstemme i modulet, kan i stedet afstemmes i økonomiafdelingens standardskema, som vedhæftes afstemningen i modulet.
Afstemningen skal foregå ved:
- at der foretages en afstemning til et grundlæggende basismateriale, såsom kontoudtog eller kontrollister fra et edb-modersystem, eller
- at specificere de grundlæggende registreringer, der danner saldoen på balancekontoen. Saldoen skal da specificeres ved posteringsdato, forklaring, evt. ydelsesmodtager, dato for udligning samt beløb.
Hovedindholdet af afstemningerne samt den vejledende afstemningsfrekvens er således:
Likvide aktiver
| 09.22.01 | Kontante beholdninger opgøres dagligt til den tilstedeværende beholdning. |
Daglig |
| 09.22.05 | Indskud i pengeinstitutter mv. bogføres dagligt og afstemmes til kontoudtog. |
Daglig |
| I forbindelse med regnskabsafslutningen indhentes engagementsoversigter fra pengeinstitutter. |
Ultimo året | |
| 09.22.08 | Bevægelser i beholdningen af realkreditobligationer bogføres og afstemmes til beholdningsoversigt. |
Månedlig |
| Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen. |
Ultimo året | |
| 09.22.10 | Køb og salg af statsobligationer mv. bogføres løbende. | Daglig |
| Beholdningen afstemmes til beholdningsoversigt. | Månedlig | |
| Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for kursværdi sammenholdt til bogføringen. |
Ultimo året |
Tilgodehavender hos staten
| 09.25.12 | Refusionstilgodehavender afstemmes til nettotilgodehavende/-gæld, jf. refusionsopgørelse eller øvrigt basismateriale. |
Kvartalsvis |
| 09.25.13 | Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. |
Kvartalsvis |
Kortfristede tilgodehavender i øvrigt
| 09.28.14 | Tilgodehavender i betalingskontrol afstemmes til beholdningsoversigt. |
Månedlig |
| 09.28.15 | Andre tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter med oplysning om, hvornår tilgodehavendet udlignes. |
Månedlig |
| 09.28.17 | Saldoen for mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår skal ved regnskabsafslutningen svare til summen af posteringer på funktionen i nyt regnskabsår med modsat fortegn. |
Kvartalsvis |
| 09.28.18 | Finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til de samlede finansielle aktiver tilhørende selvejende institutioner med overenskomst. |
Ultimo året |
| 09.28.19 | Tilgodehavender hos andre kommuner og regioner skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. |
Kvartalsvis |
Langfristede tilgodehavender
| 09.32.20 | Pantebreve afstemmes til det aktuelle resttilgodehavende, jævnfør pantebrevenes ordlyd. Ultimo regnskabsåret skal der ligge dokumentation for indberetning til Skat vedrørende renter og restgæld på pantebreve, som opkræves via kommunen. |
Ultimo året |
| 09.32.21 | Saldoen skal for noterede aktier svare til kursværdien pr. 31. december. For ikke noterede aktier og andelsbeviser m.v. skal saldoen svare til den indre værdi, jævnfør det senest aflagte regnskab. Dokumentation for beregning af indre værdi skal foreligge. |
Ultimo året |
| 09.32.22 | Tilgodehavender hos grundejere afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. |
Kvartalsvis |
| 09.32.23 | Udlån til beboerindskud afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret. |
Kvartalsvis |
| 09.32.24 | Indskud i landsbyggefonden m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale. Dokumentation for nominel værdi skal foreligge ultimo regnskabsåret. |
Kvartalsvis |
| 09.32.25 | Andre langfristede udlån og tilgodehavender afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret. |
Kvartalsvis |
| 09.32.27 | Deponerede beløb for lån m.v. afstemmes til samlede beløb, der er deponeret i forbindelse med optagelse af lån, garantistillelse eller indgåelse af lejemål og leasingaftaler m.v. samt til beholdnings-oversigt eller kontoudtog. |
Kvartalsvis |
Udlæg vedrørende jordforsyning og forsyningsvirksomheder
| 09.35.30- 09.35.35 |
Der skal foreligge dokumentation for, at bevægelsen på udlæg vedrørende forsyningsvirksomheder svarer til årets bevægelse på balancen. Herudover skal der foretages afstemning til grundlæggende basismateriale. |
Kvartalsvis |
Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre
| 09.38.36- 09.38.37 |
Aktiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. |
Månedlig |
Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v.
| 09.42.41- 09.42.43 og 09.45.45- 09.45.47 |
Aktiver og passiver tilhørende fonds, legater m.v. afstemmes til grundlæggende basismateriale, herunder skadesløsbreve, værdipapiropgørelser, kontoudtog, fundatsbestemmelser m.v. |
Kvartalsvis |
Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre
| 09.48.48- 09.48.49 |
Passiver vedrørende beløb til opkrævning eller udbetaling for andre afstemmes til grundlæggende basismateriale. Forskellen mellem funktion 09.38 og 09.48 skal kunne specificeres på enkeltposter. |
Månedlig |
Kortfristet gæld til pengeinstitutter
| 09.50.50 | Kortfristet gæld til pengeinstitutter i form af kassekreditter og byggelån afstemmes til kontoudtog. |
Månedlig |
Kortfristet gæld til staten
| 09.51.52 | Anden gæld afstemmes til grundlæggende basismateriale og skal svare til statens andel af beboerindskudslån og henstandsbeløb vedrørende frigørelsesafgift samt forskellen mellem udbetalte og refunderede sociale pensioner mv. Saldoen korrigeres i forbindelse med regnskabsafslutningen for hensættelser til tab på tilgodehavender. Dokumentation for nominel værdi samt beregning af nedskrivning skal foreligge ultimo regnskabsåret. |
Kvartalsvis |
Kortfristet gæld i øvrigt
| 09.52.53 | Kirkelige skatter og afgifter afstemmes til kommunens nettogæld (evt. tilgodehavende) overfor kirkemyndighederne. |
Kvartalsvis |
| 09.52.54 | Kortfristet gæld til andre kommuner og regioner afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal kunne specificeres på enkeltposter. |
Kvartalsvis |
| 09.52.55 | Skyldige feriepenge | Ultimo året |
| 09.52.56 | Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager skal kunne specificeres på enkeltposter med oplysning om, hvornår gælden udlignes. |
Månedlig |
| 09.52.58 | EDB-fejlopsamlingskonti afstemmes og berigtiges. | Dagligt |
| 09.52.59 | Saldi på mellemregningskonti med borgere, interne mellemregninger, indeholdt A-skat og registreret moms (systemkonti) skal kunne specificeres på enkeltposter, enten i forhold til registreringer i Økonomisystemet eller i forhold til lister dannet af et andet modersystem. Det skal af afstemningen fremgå, hvilket basismateriale, der er afstemt til ligesom oplysning om, hvornår mellemregningsforholdet udlignes også skal fremgå. |
Månedlig |
| 09.52.61 | Kortfristet gæld hos selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til et grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til den samlede gæld tilhørende selvejende institutioner med overenskomst inkl. mellemregning med overenskomstkommunen. |
Ultimo året |
Langfristet gæld
| 09.55.63 | Langfristet gæld hos selvejende institutioner med overenskomst skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Ultimo regnskabsåret skal saldoen svare til restgælden vedrørende selvejende institutioners langfristede gæld. |
Kvartalsvis |
| 09.55.64 | Gæld til stat og hypotekbank skal afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal svare til størrelsen af restgælden vedrørende de pågældende lån. |
Kvartalsvis |
| 09.55.68 | Gæld til realkredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. |
Kvartalsvis |
| 09.55.70 | Gæld til KommuneKredit skal afstemmes til opgørelser fra kreditforeningen samt til lånesystem. |
Kvartalsvis |
| 09.55.71 | Gæld til pengeinstitutter skal afstemmes til opgørelser fra pengeinstitut samt til lånesystem. |
Kvartalsvis |
| 09.55.75 | Anden langfristet gæld med indenlandsk kreditor afstemmes til grundlæggende basismateriale. Skal svare til størrelsen af restgælden vedrørende de pågældende lån. |
Kvartalsvis |
| 09.55.77 | Langfristet gæld vedrørende ældreboliger afstemmes til opgørelser fra kreditforening samt til lånesystem. |
Kvartalsvis |
| 09.55.79 | Gæld vedrørende finansielt leasede aktiver afstemmes til grundlæggende basismateriale. |
Kvartalsvis |
Materielle anlægsaktiver
| 09.58.80- 09.58.84 |
Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af materielle anlægsaktiver. |
Kvartalsvis |
| Afstemmes til bogført værdi, jf. anlægskartotekets oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende institutioner og skattefinansieret). |
Ultimo året |
Immaterielle anlægsaktiver
| 09.62.85 | Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af immaterielle anlægsaktiver. |
Kvartalsvis |
| Afstemmes til bogført værdi, jf. anlægskartotekets oplysninger (forsyningsvirksomhed, selvejende institutioner og skattefinansieret). |
Ultimo året |
Omsætningsaktiver - varebeholdninger
| 09.65.86 | Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af varebeholdninger. |
Kvartalsvis |
| Varebeholdninger afstemmes til bogført værdi, jf. anlægskartotekets oplysninger (takst, selvejende institutioner og skattefinansieret) samt til lageropgørelser pr. 31.12. |
Ultimo året |
Omsætningsaktiver – fysiske anlæg til salg
| 09.68.87 | Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af grunde og bygninger bestemt til videresalg. |
Kvartalsvis |
| Afstemmes til grundlæggende basismateriale og til udstykningsregnskaber. |
Ultimo året |
Hensatte forpligtelser
| 09.72.90 | Det påses, at der ikke er sket ændringer i den bogførte værdi af hensatte forpligtelser til tjenestemandspensioner. |
Kvartalsvis |
| Afstemmes til aktuarmæssig beregning. Der skal foreligge dokumentation for opgørelsen. |
Ultimo året |
Egenkapital
| 09.75.91- 09.75.94 |
Modpost for takstfinansierede aktiver, selvejende institutioners aktiver og skattefinansierede aktiver afstemmes til 9.81 – 9.87. |
Kvartalsvis |
| 09.75.99 | Afstemning og specifikation af balancekonto, herunder vurdering af de direkte konteringer på konto 9. |
Ultimo året |
Ovenstående afstemningsterminer er indberettet til afstemningsmodulet i KMD Opus. Der kan afviges fra terminerne ved henvendelse til økonomiafdelingen.
En gang om måneden foretager økonomiafdelingen en totalafstemning af status, hvor det kontrolleres, at de samlede aktiver er lig med de samlede passiver.
Alle afstemninger skal foretages med grundlag i saldoen på hovedkonto 9 pr. den aktuelle dato.
Der er i økonomisystemet indberettet, hvem der er afstemningsansvarlig for hver enkelt statuskonto. Sekretariaterne skal ved ændringer i sammensætningen af de afstemningsansvarlige give besked til økonomiafdelingen, som ajourfører økonomisystemet.
Sekretariaterne har selv ansvaret for at sikre, at alle konti er afstemt, samt ansvaret for at kvalitetssikre afstemningerne.
I forbindelse med afslutningen af årsregnskabet skal al afstemningsmateriale vedrørende det afsluttede regnskabsår være afstemt/vedhæftet dokumentation i afstemningsmodulet.
Sekretariaterne skal forinden gennemgå de afstemninger, der henhører under de respektive forvaltningsgrene, og påse, at afstemningerne er foretaget i henhold til denne forretningsgang, samt foretage en vurdering af, om aktiver og passiver har en rimelig størrelse.
Hvis en afstemning medfører behov for at foretage afskrivninger, skal reglerne under "Afskrivning af uerholdelige fordringer", som findes nedenfor i underbilag 4.1, følges.
4.1 Afskrivning af uerholdelige fordringer
Dette regelsæt beskriver retningslinjer omkring afskrivning af uerholdelige tilgodehavender hos debitorer samt afskrivninger via kommunens balancekonto af øvrige mellemregningsforhold.
Formål
Formålet med retningslinjerne er:
- at afgrænse, hvilke restancetyper der er omfattet.
- at beskrive kompetencer i forbindelse med afskrivninger.
- at beskrive procedure for udførelse af opgaven.
Typer af tilgodehavender
Debitorer
Den overordnede politik er, at opkrævning af kommunale fordringer sker centralt. Tilgodehavender opstår decentralt, og decentrale enheder sender påligning til det centrale debitorsystem. Påligningen kan komme fra forskellige modersystemer eller via fakturering i Prisme.
Når påligning er sket i debitorsystemet, overtager Betalingskontoret opkrævningsfunktionen.
Andre tilgodehavender mv.
Udover debitorer i debitorsystemet er der tilgodehavender i forbindelse med udlån til skoler, idrætscentre, kulturinstitutioner og lignende.
Herudover er der mellemregningsforhold af kortfristet karakter f.eks. vedrørende skat, moms, løn, sociale ydelser osv.
Afskrivning
Krav bliver som udgangspunkt holdt retskraftige, men der er forskellige forhold, som indgår i vurderingen af, om en restance skal afskrives. Krav kan afskrives på grund af følgende årsager:
- Akkord/gældssanering/konkurs
- Insolvent dødsbo
- Skønnet uerholdelig
- Bortfald (TB-hjælp)
- Lovmæssig afskrivning af billån
- Andre årsager, f.eks. ikke anmeldt inden fristdag, ophør af foreninger m.m.
Krav vedrørende tilbagebetaling af kontanthjælp er underlagt særlige bortfaldsregler, jf. lov om aktiv socialpolitik § 95, stk. 2.
Mht. skønnet uerholdelig vil der her være tale om små restancer hvor restance beløbet ikke står i forhold til indsatsen/ressourcer der skal anvendes for sikre at kravet fortsat er retskraftigt og kan opkræves eller inddrives.
Vurdering af, om en restance skal afskrives på grund af forældelse, reguleres af lov nr. 522 af 6/6 2007 ”Lov om forældelse af fordringer” (Forældelsesloven).
Særligt vedrørende sager fra SKAT
Eftergivelse/afskrivning, jf. lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13-18.
SKAT kan eftergive og afskrive af samme årsager som kommunen, derudover har SKAT hjemmel til iht § 16 at afskrive fordringer herunder undlade at afbryde forældelse, hvis det må anses for åbenbart formålsløst eller forbundet med uforholdsmæssige omkostninger at fortsætte inddrivelsen.
Det skal bemærkes, at pga. nedbrud af SKATs inddrivelsessystem har SKAT fået en særlig lovhjemmel, der betyder, at SKAT iht § 18 h kan endeligt afskrive fordringer hvis der er tvivl om retskraften for disse fordringer.
SKAT har ligeledes en særlig hjemmel til eftergivelse til socialt udsatte grupper, reglerne trådte i kraft 1. februar 2007, jf. bek. nr. 34 af 9. januar 2007.
Kompetenceregler
Debitorer
I forbindelse med gennemgang af debitorforhold vurderes, hvorvidt kravene skal afskrives iht. gældende lovgivning eller anses som uerholdelige og afskrives som sådan.
Endvidere giver lov om inddrivelse af gæld til det offentlige § 13-18 SKAT kompetence til at eftergive og afskrive gæld til det offentlige.
Sagsbehandlerne noterer i sagen, efter hvilket grundlag eftergivelse er sket.
Hvis kravet er modtaget retur fra SKAT, foretages en vurdering af, om kommunens er enig i grundlaget, og om der skal rejses erstatningskrav mod SKAT.
Afskrivning sker ved overførsel til særlig betalingsart (art 699) i debitorsystemet. Afskrivning godkendes af lederen af betalingskontoret.
Efter godkendelse i Byrådet, jf. nedenstående, foretager økonomiafdelingen fornøden bogføring på restancekonto og balancekontoen.
Andre tilgodehavender mv.
Eventuel afskrivning af uerholdelige lån til skole-, idræts- og kulturinstitutioner mv. sker via den enkelte forvaltning ved en sag til byrådet.
Eventuelle op-/nedskrivninger på mellemregningsforhold som følge af fejl eller uforklarlige forhold kan alene ske ved godkendelse af økonomidirektøren. Beskrivelse af, hvad der er sket/foretaget i sagen, skal medsendes. Det vurderes, om regulering foretages via driftsregnskabet eller balancekontoen.
Byrådsgodkendelse
Årsregnskabet
I forbindelse med regnskabsaflæggelsen opgøres årets afskrivninger af uerholdelige fordringer mv.
Opgørelsen fremgår af sagsfremstillingen til Økonomiudvalget og byrådet ved behandling af årsregnskabet. Godkendelse sker i forbindelse med, at byrådet godkender og overgiver regnskabet til revision.