Bilag 5. Anvendt regnskabspraksis
Generelt
Randers Kommunes regnskab aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinjer, der er fastlagt af Økonomi- og Indenrigsministeriet (ØIM) i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Regnskabet aflægges som et totalregnskab, der omfatter alle drifts-, anlægs- og kapitalposter. I regnskabet indgår tillige udgifter, indtægter, aktiver og gæld vedrørende de selvejende institutioner, som kommunen har driftsoverenskomst med.
God bogføringsskik
Kommunens bogføring skal foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik.
Den gode bogføringsskik kan beskrives som den praksis, der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet.
Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner samt øvrige relevante forskrifter er fulgt.
Regnskabsmaterialet omfatter de faktiske registreringer, herunder transaktionsspor, beskrivelser af bogføringen, herunder aftaler om elektronisk dataudveksling, beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, bilag og anden dokumentation, oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet, regnskaber samt revision.
Driftsregnskab
Indregning af indtægter og udgifter
Den regnskabsmæssige supplementsperiode løber indtil 15. januar i det nye regnskabsår.
Indtægter indregnes så vidt muligt i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet.
Driftsudgifter i regnskabsopgørelsen indregnes i det regnskabsår, de vedrører, jf. transaktionsprincippet, forudsat at de er kendte for kommunen på tidspunktet for regnskabsudarbejdelsen i det nye regnskabsår.
Anlægsudgifter indregnes i regnskabsopgørelsen i de regnskabsår, hvori anlægsudgiften afholdes. Der afskrives første gang på et aktiv i det regnskabsår, hvori aktivet er anskaffet eller endelig færdigopført og klar til anvendelse.
Kommunens drifts- og anlægsudgifter er opført ekskl. moms.
Præsentation i udgiftsregnskabet
Præsentation af kommunens årsregnskab tager udgangspunkt i det udgiftsbaserede regnskab. Årsregnskabets primære funktion er at kunne sammenholde regnskabet med budgettet, der er opgjort efter udgiftsbaserede principper.
Årsregnskabet indeholder en afrapportering af kommunens resultat og præsentation af kommunens væsentlige faglige resultater og aktivitetsniveau.
Ekstraordinære poster
Ekstraordinære poster omfatter driftsmæssige dispositioner, som er ekstraordinære for det pågældende regnskabsår.
Der sondres mellem indtægter og udgifter afledt af kommunens primære og ekstraordinære aktivitet. Sidstnævnte vedrører aktiviteter, der ikke forventes at være tilbagevendende, og som ikke har sammenhæng til den ordinære aktivitet, f.eks. ekstraordinære tab afledt af naturkatastrofer, ekstraordinær afhændelse af aktiver, ekspropriationer eller lignende.
Bemærkninger til regnskabet
Styrelsesloven fastsætter, at årsregnskabet i fornødent omfang skal være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedrørende væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb.
Der skal også udarbejdes bemærkninger til regnskabet i tilfælde, hvor der nok er overensstemmelse mellem regnskabs- og bevillingsbeløb, men hvor de aktiviteter eller formål, som var forudsat ved bevillingsafgivelsen, ikke er realiseret.
Balancen
Præsentation af balancen
Formålet med balancen er at vise kommunens aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo regnskabsåret og året før, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtigelser.
Der er af ØIM fastsat formkrav til, hvordan balancen skal udarbejdes.
Særligt vedrørende åbningsbalancen pr. 1. januar 2007
Grundlaget for de fysiske aktiver i åbningsbalancen er anlægskartoteker, som er dannet på baggrund af de gamle kommuners anlægskartoteker og registreringsskemaer, som er underbygget af fakturaer, tingbogsattester, leasingaftaler mv.
Materielle anlægsaktiver
Aktiver indregnes som hovedregel i balancen til kostpris og afskrives over den forventede levetid. Ejendomsretten dokumenteres via bogførte fakturaer og leasingaftaler mv.
Ejendomsretten til de i balancen indregnede grunde og bygninger er dokumenteret via elektronisk indhentede tingbogsattester.
Aktiver med en levetid på et år eller derunder samt aktiver under 100.000 kr. afskrives straks og registreres således ikke i anlægskartoteket.
Indretning af lejede lokaler samt anlæg, driftsmateriel og inventar, herunder edb-udstyr, måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger.
Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug.
Udgifter på over 100.000 kr., der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lignende, som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes.
Grunde og bygninger
Ejendomme anskaffet før 1. januar 1999 skal pr. 1. januar 2007 værdiansættes til ejendomsvurderingen for ejendommen pr. 1. januar 2004 fratrukket afskrivninger frem til 1. januar 2007.
Bygninger og grunde anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Der afskrives ikke på grunde.
Øvrige materielle anlægsaktiver
Øvrige materielle anlægsaktiver er indregnet til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. Aktiver til over 100.000 kr., der indgår som en del af et større anlæg, registreres som et samlet anlæg, det vil især være aktiver som inventar på skoler, institutioner mv. Inventar indkøbt til samme formål aktiveres, når der er tale om en start/nybygning eller om en væsentlig modernisering eller udvidelse.
Generelt følges ØIMs regler. Som eksempler kan nævnes:
- Bygninger 30-50 år
- Installationer 10-30 år
- Tekniske anlæg, maskiner mv. 5-10 år
- Inventar, IT-udstyr mv. 3-5 år
Såfremt der er afveget fra levetiderne udmeldt af ØIM, er dette anført som note til anlægsnoten i regnskabet.
For enkelte aktiver fastsættes ved anskaffelsen en forventet scrapværdi, der ikke afskrives.
Historiske samlinger, kunstgenstande, bygninger og monumenter af historisk betydning, infrastrukturelle anlægsaktiver (veje, signalanlæg, broer mv.) samt ikke-operationelle anlægsaktiver (arealer til rekreative formål samt naturbeskyttelses- og genopretningsformål) indregnes ikke i balancen.
Finansielt leasede anlægsaktiver
Leasingkontrakter for materielle anlægsaktiver, hvor Randers Kommune har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten (finansiel leasing), registreres i anlægskartoteket og indregnes til kostprisen. Kostprisen måles som den laveste af enten dagsværdien af det leasede aktiv eller nutidsværdien af minimumsleasingydelserne med tillæg af omkostninger.
Dagsværdien er det beløb, som et aktiv forventes at kunne omsættes til ved en handel mellem uafhængige parter.
Minimumsleasingydelserne svarer typisk til de fremtidige leasingydelser, som Randers Kommune er forpligtet til at betale i leasingperioden. Ved beregning af nutidsværdien heraf anvendes den interne rente i leasingkontrakten som diskonteringsfaktor, hvis denne er tilgængelig. Ellers anvendes Randers Kommunes alternative lånerente.
Finansielt leasede anlægsaktiver afskrives over den forventede levetid, der fastsættes efter typen af aktiv.
Materielle anlægsaktiver under udførelse
Igangværende materielle anlægsaktiver værdiansættes til de samlede afholdte omkostninger på balancetidspunktet.
Der afskrives ikke på materielle anlæg under udførelse. Først når anlægget er udført, påbegyndes afskrivning over anlæggets forventede levetid.
Immaterielle anlægsaktiver
Immaterielle anlægsaktiver afskrives lineært over maksimalt 10 år. Ved kontrakter, aftaler og lignende anvendes så vidt muligt den gældende kontraktperiode.
Finansielle anlægsaktiver - Tilgodehavender
Tilgodehavender er optaget i balancen til nominel værdi under de respektive regnskabsposter hertil. Der nedskrives til imødegåelse af forventede tab til nettorealisationsværdien.
Periodeafgrænsningsposter, som vedrører udgifter og indtægter vedrørende efterfølgende regnskabsår, er optaget under tilgodehavender.
Finansielle anlægsaktiver - Aktier og andelsbeviser
Andele af interessentskaber, som Randers Kommune har medejerskab til, indgår i balancen med den andel af virksomhedernes indre værdi, jf. senest foreliggende årsregnskab, som svarer til kommunens ejerandel.
For noterede aktier foretages indregningen til kursværdien pr. 31. december og for ikke noterede aktier og andre kapitalandele (andelsbeviser og lignende) foretages indregningen efter indre værdis metode.
Omsætningsaktiver - varebeholdninger
Udgifter til indkøb af råvarer, hjælpematerialer samt andre forbrugsvarer udgiftsføres på anskaffelsestidspunktet.
Der er krav om registrering af varebeholdninger, hvis der er væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år, og hvis varelagerets værdi overstiger 100.000 kr.
Varebeholdning måles til kostpris efter FIFO-princippet.
Omsætningsaktiver – fysiske aktiver til salg
Grunde og bygninger til salg måles til kostprisen tillagt eventuelle forarbejdningsomkostninger.
Fysiske aktiver til salg måles til kostpris eller nettorealisationsværdi, hvor denne er lavere.
Likvide aktiver samt omsætningsaktiver - værdipapirer
Likvide beholdninger omfatter beholdninger samt kortfristede værdipapirer, der uden hindring kan omsættes til likvide beholdninger, og hvorpå der kun er ubetydelig risiko for værdiændringer. Likvide beholdninger indregnes til nominel værdi, og værdipapirer indregnes til dagsværdi (kurs) på balancedagen.
Egenkapital
I egenkapitalen er også indeholdt selvejende institutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med.
Finansielle gældsforpligtigelser
Langfristet gæld til realkreditinstitutter og andre kreditinstitutter er optaget med restgælden på balancetidspunktet.
Den kapitaliserede restleasingforpligtigelse vedrørende finansielt leasede anlægsaktiver indregnes i balancen som en gældsforpligtigelse, og leasingydelsens rentedel indregnes over kontraktens løbetid i resultatopgørelsen.
Andre gældsforpligtigelser, som omfatter gæld til leverandører, andre myndigheder samt anden gæld, måles til nominel værdi.
Gæld i udenlandsk valuta reguleres til kursen ultimo regnskabsåret.
Hensatte forpligtigelser
Forpligtigelser indregnes i balancen, når kommunen på balancedagen har en retslig eller faktisk forpligtigelse som resultat af en tidligere begivenhed, og det er sandsynligt, at afviklingen heraf vil medføre et træk på kommunens økonomiske ressourcer, og der kan foretages en pålidelig beløbsmæssig måling af forpligtigelsen.
Pensionsforpligtigelser, der ikke er forsikringsmæssigt afdækkede vedrørende tjenestemandsansatte og ansatte på tjenestemandslignende vilkår, optages i balancen under forpligtigelser. Kapitalværdien af pensionsforpligtigelsen er beregnet aktuarmæssigt ud fra forudsætninger fra ØIM. Minimum hvert 5 år foretages en aktuarmæssig beregning af pensionsforpligtigelsen vedrørende tjenestemænd. ØIM har fastlagt en pensionsalder på 62 år og opgørelsesrente på 2%.
Fratrædelsesbeløb ved udløb af åremålsansættelser optages til nominel værdi i overensstemmelse med de indgåede aftaler.
Hensatte forsikringsforpligtelser til arbejdsskader skal indregnes i balancen. En arbejdsskade registreres, når det er utvivlsomt, at fremtidige økonomiske fordele fragår kommunen, og senest i det øjeblik Arbejdsskadestyrelsen har truffet afgørelse om erstatning. Arbejdsskader, som med overvejende sandsynlighed vil blive anerkendt af Arbejdsskadestyrelsen, kan registreres, inden der er faldet afgørelse i sagen. Arbejdsskadeforpligtelser skal som minimum genberegnes aktuarmæssigt hvert 5. år.
Forpligtigelser vedrørende eksempelvis miljøforurening, social lovgivning, retssager og erstatningskrav indregnes i balancen til den løbende ydelses kapitaliserede værdi opgjort pr. ydelsesmodtager.