Kommunale dagtilbud, folkeskoler og SFO

Randers Kommune ønsker, at du har tillid til, at vi passer godt på dine oplysninger.

Her kan du læse om, hvilke oplysninger kommunen indsamler og gemmer om dig og dit barn, når dit barn går i dagtilbud, folkeskole, SFO eller andre fritidstilbud i Randers Kommune. Du kan også læse om dine rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger.

Efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) skal vi fortælle dig, hvilke oplysninger vi behandler, og hvorfor vi gør det. Dette gælder, uanset om du selv har givet os oplysningerne, eller vi har fået dem fra andre.

Vi behandler primært personoplysninger om dig og dit barn i:

• Aula som den primære platform til kommunikation mellem folkeskole, dagtilbud og hjem
• IST og KMD Institution, ved indskrivning i dagtilbud, folkeskole, SFO samt øvrige fritidstilbud
• EasyIQ, som skoleportal og meddelelsesbog
• Digitale læremidler, når elever laver og deler produktioner eller logger ind i forbindelse med fx nationale tests
• Cicero, som er bibliotekssystemet for folkeskolerne
• Hjernen&Hjertet, Rambøll i forbindelse med den lovpligtige sprogvurdering af børn i dagtilbud og børnehaveklassen. Databehandling i forbindelse med sprogvurdering kan du læse om på vores hjemmeside. Du kan også læse mere om sprogvurderinger i dagtilbud på vores hjemmeside.

Personoplysninger om dig og dit barn bliver også behandlet i overgangen mellem dagtilbud og skole.

Derudover kan oplysninger om dig og dit barn blive behandlet i forbindelse med at folkeskolen træffer afgørelser mv. efter dagtilbudsloven eller folkeskoleloven.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, som kan kontaktes på følgende måde:

• På e-mail: dpo@randers.dk
• Du kan læse mere om kontaktoplysninger og databeskyttelsesrådgiverens opgaver på kommunens hjemmeside.

OBS: Almindelige e-mails er ikke krypterede, og vi anbefaler derfor, at du bruger Digital Post, hvis du sender fortrolige eller følsomme personoplysninger. Send Digital Post.

Kommunen behandler dine og dit barns personoplysninger for at leve op til vores forpligtelser i dagtilbudsloven og folkeskoleloven med tilhørende bekendtgørelser.

Randers Kommune vil også bruge oplysningerne med det formål at lave videnskabelige eller statistiske undersøgelser, det kan for eksempel være i Randers Kommunes kvalitetsrapport på skoleområdet, jf. folkeskolelovens § 40a. Enhver offentliggørelse af resultater fra sådanne undersøgelser vil være anonymiseret.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine og dine børns personoplysninger udgøres desuden af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og e for så vidt angår de almindelige personoplysninger samt databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a og f, for så vidt angår de følsomme personoplysninger. Behandling af oplysninger om personnummer til entydig identifikation, sker iht. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1. Behandlingen sker derudover i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 5.

De kategorier af personoplysninger, der behandles er:

• Almindelige personoplysninger, fx kontaktoplysninger, skole- og klassetilhørsforhold, beskeder og kontaktbogsnoter, fraværsoplysninger, lærernoter, UNI-login, faglige test – herunder sproglige test, komme- og gå-tidspunkter, ferie og anden årsag til fravær, billeder og videooptagelser fra hverdagen, oplysninger om væsentlige sociale forhold.
• Følsomme personoplysninger, fx helbredsoplysninger, oplysninger om race, etnicitet, religion, filosofisk eller politisk overbevisning, fagforeningsforhold eller seksuel orientering.
• Oplysninger om cpr.nr.

Randers Kommune indsamler oplysninger fra dig og dit barn fra f.eks. SKAT (vedr. økonomisk fripladstilskud) og CPR-registeret. Derudover indhenter vi oplysninger fra andre kommuner, hvor det er relevant – for eksempel i sager om mellemkommunale betalinger.

Billeder af dit barn kan blive offentliggjort på Aula, i fotoalbum, ophængning af billeder på skolen eller i dagtilbuddet. Derudover bruges eksempelvis Skoletube.dk til elevproduktioner. For øvrig anvendelse af billedmateriale vil der blive indhentet samtykke.

Relevante oplysninger bliver videregivet til kommende folkeskole ved skoleskift. Derudover vil relevante oplysninger blive videregivet til andre myndigheder, for eksempel Familieretshuset og Familieretten, i det omfang det vurderes at være relevant for deres sagsbehandling.

Resultatet af dit barns sprogvurdering i både dagtilbud og skole (sprogvurderingsdata) vil blive videregivet til Børne- og Undervisningsministeriet (Styrelsen for It og Læring), til brug for deres landsdækkende forskning og statistik og indgår derudover i Børne- og Undervisningsministeriets statistikberedskab samt i andre statistikker hvor sprogvurderingsresultater er relevante.

Når kommunen behandler personoplysninger om dig og dit barn og opbevarer dem, følger vi de gældende retningslinjer for, hvor længe vi må opbevare dine oplysninger. Det afhænger af det enkelte sagsområde, hvor længe oplysningerne vil blive gemt. Randers Kommune sletter oplysningerne, når pligten til at opbevare dem udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når oplysningerne er sendt til Randers Stadsarkiv eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder i forhold til Randers Kommunes behandling af dine oplysninger. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning, som du finder på datatilsynet.dk.

Du har følgende rettigheder:

Ret til at se dine oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Randers Kommune behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer

Ret til begrænsning af behandlingen

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må sådanne oplysninger – bortset fra opbevaring – fremover kun behandles med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Randers Kommunes lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Randers Kommune behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk. Som registreret har du endvidere mulighed for at indbringe spørgsmål om Randers Kommunes overholdelse af databeskyttelsesloven for domstolene.